Ce qui se passe sans plateforme unifiée
La visite est confirmée la veille par mail, mais l’équipe accueil du site ne dispose pas d’un registre partagé : l’hôte n’a pas prévenu, le badge n’est pas prêt, la consigne parking est introuvable. Résultat : attente en hall, appels en cascade et image du groupe fragilisée.
Ce qui est en jeu
- Expérience visiteur et crédibilité de l’organisation dès les premières minutes.
- Sécurité: savoir qui entre, quand, et avec quel niveau d’accompagnement.
- Charge opérationnelle: éviter les interruptions FM pour reconstruire le contexte à chaque arrivée.
Avec Task FM, étape par étape
- 01 · Planification
Visite enregistrée dans le module Accueil
Hôte, horaire, site et motif sont saisis une seule fois ; la visite apparaît sur le planning accueil du bon bâtiment.
- 02 · Préparation
Badge et consignes prêts avant l’arrivée
L’équipe prépare le badge temporaire, consulte la consigne d’accès et identifie l’interlocuteur interne à prévenir.
- 03 · Accueil
Arrivée identifiée sans ressaisie
Le visiteur est reconnu, enregistré en un geste ; l’hôte reçoit une notification avec le point de rendez-vous.
- 04 · Traçabilité
Historique exploitable
Entrée, badge et hôte restent consultables pour un comité, un audit ou un retour d’expérience.
Ce que l'organisation gagne
Parcours VIP homogène sur le parc, sans cahier papier par site.
Moins d’appels « qui attend qui ? » entre accueil, FM et sécurité.
Donnée visiteurs prête pour les contrôles internes.
Accélérer ce cas en langage naturel
Greg interroge vos données accueil avec les mêmes droits que votre compte FM.
Découvrir Greg en détail →Modules impliqués dans la chaîne
Ce cas ne s'arrête pas à Accueil : les données circulent sans ressaisie.