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Vos collaborateurs invitent l'accueil à leur réunion. Le reste est automatique.

Le rendez-vous visiteur se crée depuis Outlook, le visiteur reçoit ses consignes d'accès et un rappel, l'hôte est prévenu dès son arrivée. Et vous savez en temps réel si votre accueil est bien tenu.

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Rendez-vous créés depuis Outlook

« Votre visiteur est arrivé » par e-mail

Pointage des hôtes avec alertes

L'accueil, c'est la première image et souvent la moins outillée

Des visiteurs que personne n'attend

Le collaborateur a oublié de prévenir, le badge n'est pas prêt, l'accueil appelle les bureaux un par un pendant que le visiteur patiente.

Un registre qui ne sert à rien

Un cahier ou un tableur, impossible à exploiter quand la sécurité ou un auditeur demande qui était sur site, et quand.

Un poste d'accueil invisible

Hôte en retard, poste non couvert, heures sup. non suivies : vous l'apprenez quand un collaborateur s'en plaint.

Tout l'accueil, du visiteur à l'hôte d'accueil

Trois espaces reliés : le pilotage pour vous, le poste d'accueil pour les hôtes, et un espace pour que chaque collaborateur invite ses visiteurs.

Rendez-vous visiteurs

4 fonctionnalités

Une invitation Outlook suffit Le collaborateur ajoute l'adresse de l'accueil à sa réunion. Le rendez-vous est créé pour chaque invité externe, et mis à jour si la réunion change.
Ou créé en deux clics Par le collaborateur depuis son espace, ou par l'hôte d'accueil depuis le poste, pour un collaborateur de son site.
Un cycle de vie clair En attente, arrivé, annulé, absent. Chaque changement est horodaté avec son auteur, et commentable.
Agenda et vue semaine Les rendez-vous en liste ou en calendrier, avec l'heure actuelle et les statuts en couleur.

Visiteurs et collaborateurs informés

6 fonctionnalités

Un e-mail d'invitation au visiteur Avec la date, l'hôte et les consignes d'arrivée.
Vos documents joints automatiquement Plan d'accès, consignes de sécurité, charte : jusqu'à 20 documents par site, joints à chaque invitation.
Un rappel la veille Le visiteur reçoit un rappel environ 12 heures avant son rendez-vous.
« Votre visiteur est arrivé » Le collaborateur est prévenu par e-mail dès que l'accueil enregistre l'arrivée. Fini les appels dans les bureaux.
Le récapitulatif du jour Chaque collaborateur reçoit la liste de ses visiteurs du jour.
En cinq langues Douze modèles d'e-mails en français, anglais, espagnol, allemand et italien.

Badges et colis

3 fonctionnalités

Un stock de badges par site Actif, remis, perdu, désactivé : chaque badge a son historique complet.
Badge lié à la visite À l'arrivée, l'hôte remet un badge disponible. Sa restitution est tracée, une perte est imputée au visiteur.
Colis remis sur code Un code de retrait à 4 chiffres est envoyé au destinataire. Le colis n'est remis que sur ce code, jamais deux fois.

Hôtes d'accueil

5 fonctionnalités

Horaires à couvrir par site Jour par jour et par hôte, avec un planning semaine en couleur : prévu, conforme, écart.
Pointage intégré au poste Le poste d'accueil ne s'ouvre qu'après la prise de poste. Le pointage devient un réflexe, pas une corvée.
Alerte en cas de poste non tenu Cinq minutes après l'heure prévue, si l'hôte n'a pas pointé, vous recevez un e-mail.
Prévu contre réalisé Retards, absences, départs anticipés et heures supplémentaires calculés par hôte et par site. Idéal pour piloter un prestataire d'accueil.
Corrections tracées Vous corrigez un pointage sur une frise horaire. Chaque correction est enregistrée, rien n'est écrasé.

Pilotage multi-sites

3 fonctionnalités

Les risques du jour Site sans hôte affecté, rendez-vous prévus sans personne en poste, pic d'affluence attendu.
Affluence prévue Par heure sur la journée et sur les sept prochains jours.
Rapport d'activité PDF Par site et par période : taux d'arrivée, absences, affluence par demi-heure, badges, colis, comparaison au mois précédent.

Une visite, sans un appel

1 Inviter
Le collaborateur ajoute l'accueil à sa réunion Outlook.
2 Informer
Le visiteur reçoit l'invitation, les documents d'accès et un rappel.
3 Accueillir
L'hôte enregistre l'arrivée et remet un badge.
4 Prévenir
Le collaborateur reçoit « Votre visiteur est arrivé ».
5 Tracer
Visite, badge et horaires restent dans l'historique et le rapport.

Qui fait quoi, au quotidien

Collaborateur
Invite ses visiteurs depuis Outlook ou son espace, est prévenu de leur arrivée.
Hôte d'accueil
Pointe, accueille, remet badges et colis, crée des rendez-vous pour son site.
Responsable services généraux
Pilote les sites, les horaires, les hôtes, les alertes et les rapports.
Visiteur
Reçoit une invitation claire, ses documents et un rappel, sans compte.

Relié au reste de la plateforme

Questions fréquentes

Tout savoir sur Accueil

Faut-il changer nos habitudes d'invitation ?

Non. Les collaborateurs continuent d'inviter depuis Outlook : il leur suffit d'ajouter l'adresse de l'accueil à la réunion.

Notre accueil est assuré par un prestataire. Est-ce adapté ?

Oui, c'est même l'un des usages les plus forts : horaires à couvrir, pointage, alertes et comparatif prévu contre réalisé vous donnent une vision objective de la prestation.

Quel matériel faut-il au poste d'accueil ?

Un ordinateur ou une tablette avec un navigateur, rien de plus.

Les autres modules

Voyez Accueil sur vos propres cas

30 minutes en visio avec un expert des services généraux. On part de vos sites, de vos outils actuels et du module qui vous coûte le plus, et on vous montre l'application en conditions réelles.

Une démo de l'application, pas des slides
Centrée sur vos priorités, module par module
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Damien Dehoul

Fondateur de Task FM

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